In Zero Friction kunnen voor elk type factuurdocument (bijvoorbeeld voorschot, factuur, eindnota, creditnota, incidentennota) algemene communicatiemethoden worden geconfigureerd.

De communicatiemethode kan per type worden ingesteld in het configuratiemenu. Mogelijke methoden die beschikbaar zijn zijn: per e-mail, handmatig en overslaan als SDD.

Dit zijn de standaard communicatiemiddelen, maar het is nog steeds mogelijk om per klant van deze instellingen af te wijken. Hieronder meer informatie hierover.

Als deze communicatiemethode wordt geselecteerd, wordt het factuurdocument per e-mail verzonden. Een noodzakelijke voorwaarde is dat er op de detailpagina van de klant een e-mailadres is ingevuld. Als er geen e-mailadres beschikbaar is, kunnen de documenten niet worden verzonden en verschijnen ze op het tabblad Te verzenden op de lijstpagina.

Door deze communicatiemethode wordt het factuurdocument niet verzonden.

Het document is zichtbaar op het tabblad Te verzenden op de lijstpagina.

De gebruiker kan ervoor kiezen de factuur per e-mail te versturen of per post te versturen. Deze postoptie kan op verzoek door de organisatie worden geactiveerd. ZF werkt samen met een drukkerij die het drukwerk en de bezorging verzorgt.

Als de gebruiker besluit dat de factuur helemaal niet wordt verzonden, kan hij de factuur als verzonden markeren (zonder daadwerkelijk iets te verzenden). Hierdoor wordt de factuur gewist van het tabblad Te verzenden.

Deze communicatiemethode betekent dat het factuurdocument niet naar de klant wordt verzonden als SDD op de detailpagina is geactiveerd. De klant betaalt zijn rekeningen via automatische incasso. Dit kan handig zijn als wij geen voorschotten per e-mail willen versturen, maar alleen de jaarfacturen en eindnota's.

Met behulp van onze software kunnen documenten per post worden verzonden. Om dit te doen, moet de gebruiker deze actie handmatig selecteren voor elke factuur die wordt vermeld op het tabblad Te verzenden op de lijstpagina.

Voor facturen die per post worden verzonden, verschijnt een laadpictogram. Het is een lopend cirkelpictogram dat verdwijnt wanneer het document daadwerkelijk wordt gepost.

Op de klantdetailpagina kan worden aangegeven op welke manier een klant de factuurdocumenten wil ontvangen.

Dezelfde eerder besproken opties zijn beschikbaar (via e-mail, handmatig, overslaan bij SDD) en er is ook een vierde optie beschikbaar, namelijk aangepast. Met deze optie kunnen we voor elk type factuur een ander communicatietype opgeven. Een klant wil bijvoorbeeld alle voorschotten per e-mail ontvangen, maar hij wil de jaarfactuur en eindnota (handmatig) per post ontvangen.

Het aanpassen van de communicatievoorkeuren op de detailpagina van de klant overschrijft altijd de standaard communicatiemethoden van de organisatie zoals ingesteld in het configuratiemenu.