Het activiteitenoverzicht toont een chronologisch overzicht van alle acties en gebeurtenissen die betrekking hebben op een factuur. Je vindt dit op de factuurdetailpagina, in het tabblad Details, onder het onderdeel met gerelateerde gegevens.
Dit overzicht helpt je om snel te begrijpen:
wat er met een factuur is gebeurd
wanneer een actie plaatsvond
wie de actie uitvoerde of of deze automatisch gebeurde
Van het aanmaken van de factuur tot betaling of creditering, alles wordt hier vastgelegd.
Wat toont dit onderdeel?
Elke activiteit in het overzicht bevat:
Icoon
Geeft visueel aan over welk type gebeurtenis het gaat, zoals factuuracties of betalingen.Titel
Een korte omschrijving van de actie, bijvoorbeeld dat een factuur werd aangemaakt, goedgekeurd of verzonden.Extra informatie
Aanvullende context zoals statussen, bedragen of gerelateerde wijzigingen.Datum en tijd
Het exacte moment waarop de activiteit plaatsvond.Gebruiker
Indien de actie manueel werd uitgevoerd, zie je wie dit deed. Automatische systeemacties tonen geen gebruiker.
Welke activiteiten worden bijgehouden?
Factuurverloop
Het activiteitenoverzicht registreert alle belangrijke stappen in de levenscyclus van een factuur, zoals:
aanmaken van de factuur
goedkeuren
aanmaken van het document
verzenden naar de klant
crediteren van de factuur
Betalingen en opvolging
Ook gebeurtenissen rond betaling worden vastgelegd, zoals:
wijziging van de betalingsstatus
ontvangst of weigering van een betaling
wijziging van betaalmethode
aanpassing van een betalingsdatum
Overige systeemgebeurtenissen
Daarnaast kunnen ook automatisch gegenereerde gebeurtenissen zichtbaar zijn, bijvoorbeeld:
statuswijzigingen door het systeem
updates vanuit gekoppelde onderdelen zoals contracten of klanten
Hoe werkt het activiteitenoverzicht?
Automatische registratie
Activiteiten worden automatisch toegevoegd wanneer:
een gebruiker een actie uitvoert op de factuur
het systeem een verwerking uitvoert, zoals betaling of documentaanmaak
een gerelateerd onderdeel een impact heeft op de factuur
Je kan zelf geen activiteiten toevoegen of aanpassen.
Weergave
Activiteiten worden getoond van meest recent naar minst recent
Het overzicht is alleen-lezen en dient als historisch logboek
Bij veel activiteiten kan je verder scrollen om oudere gebeurtenissen te bekijken
Activiteiten kunnen niet
verwijderd worden
aangepast worden
manueel aangemaakt worden
Dit zorgt voor een volledig en betrouwbaar historisch overzicht.
Opmerking toevoegen
Het onderdeel Opmerkingen laat je toe om interne opmerkingen toe te voegen aan een factuur.
Met opmerkingen kan je eenvoudig informatie delen met collega’s, vragen stellen of afspraken vastleggen die niet thuishoren in de officiële factuurgegevens.
Bovenaan zie je een invoerveld waarin je een nieuwe opmerking kan typen:
je typt je tekst in het veld
met het verzenden-icoon plaats je de opmerking
na verzenden wordt het veld automatisch leeggemaakt
Datum en tijd worden getoond volgens de instellingen van je organisatie
Lange opmerkingen worden automatisch over meerdere lijnen verdeeld
Elke opmerking toont duidelijk wie ze geplaatst heeft
Overzicht van opmerkingen
Onder het invoerveld zie je een lijst met alle opmerkingen:
de naam of avatar van de gebruiker
datum en tijd van plaatsing
de inhoud van de opmerking
De meest recente opmerkingen staan altijd bovenaan. Een opmerking kan je altijd verwijderen.
Wanneer gebruik je opmerkingen?
Wel gebruiken voor
interne opmerkingen
opvolging van klantcontact
vragen of verduidelijkingen voor collega’s
herinneringen voor acties
Niet gebruiken voor
officiële factuurinformatie
gevoelige persoonsgegevens
tijdelijke persoonlijke notities
Waarom zie ik geen activiteiten?
Omdat de factuur recent werd aangemaakt en er nog geen acties zijn uitgevoerd.
Kan ik een activiteit verwijderen?
Nee, activiteiten zijn permanent en vormen het historisch overzicht van de factuur.
Waarom zie ik meerdere activiteiten voor één actie?
Sommige acties hebben impact op meerdere onderdelen, zoals factuur en contract. Deze worden afzonderlijk geregistreerd.
Hoe ver gaat de historiek terug?
Het overzicht toont alle activiteiten sinds het aanmaken van de factuur, zonder tijdsbeperking.
Waarom zie ik soms geen gebruiker bij een activiteit?
Omdat sommige activiteiten automatisch door het systeem worden uitgevoerd.
Waarom zie ik geen invoerveld om een opmerking toe te voegen?
Dan heb je alleen leesrechten en kan je zelf geen opmerkingen plaatsen.
Kan ik een opmerking aanpassen nadat ze geplaatst is?
Nee, opmerkingen kunnen niet bewerkt worden. Je kan ze wel verwijderen en opnieuw toevoegen.
Zijn opmerkingen zichtbaar voor klanten?
Nee, opmerkingen zijn intern en enkel zichtbaar voor gebruikers met toegang tot de factuur.
Worden opmerkingen meegestuurd met de factuur of export?
Nee, opmerkingen zijn interne notities en verschijnen niet op facturen of exports.
Hoe lang blijven opmerkingen bewaard?
Opmerkingen blijven bestaan zolang de factuur bestaat.
Activiteit
Een geregistreerde actie of gebeurtenis met betrekking tot een factuurActiviteitenoverzicht
Chronologische lijst van alle acties en gebeurtenissen rond een factuurDatum en tijd
Moment waarop de activiteit plaatsvondHistorisch logboek
Overzicht dat niet aangepast kan worden en dient als auditspoor