Intern overleg met alle betrokken departementen tijdens het aanbestedingstraject in functie van haalbaarheid en planning.

Nagaan of de beschikbare informatie en technische specificaties compleet en correct zijn om het traject kwalitatief op te starten.

Na definitieve gunning draagt Sales het project over aan Customer Success. De Project Manager initieert de communicatie en het projectplan en is verantwoordelijk voor de end-to-end uitvoering van het project.

De onboarding specialist start met de voorbereiding: maakt de systemen en accounts aan, stelt een klant dashboard op, communicatiekanaal en gedeelde checklist op.

Planhat wordt gebruikt met toegang voor alle betrokken stakeholders om het onboardingtraject te monitoren en opvolgen..

De kick-off meeting is bedoeld om alle betrokken partijen bij elkaar te brengen. Hier worden de benodigde stappen en documenten doorgenomen om een succesvolle onboarding te waarborgen. Alle projectmatige afspraken worden gemaakt. Verwachtingen, timing en verdere finetuning van het projectplan worden besproken.

Ook definiëren we de doelen en KPI's van het project, stellen we de projectscope vast en maken we een gedetailleerde planning. Dit omvat het vaststellen van de verantwoordelijkheden van alle betrokkenen en het opzetten van een communicatieplan.

We zorgen ervoor dat alle betrokkenen goed geïnformeerd zijn over hun rollen en verantwoordelijkheden zodat taken tijdig uitgevoerd worden.

Bespreking van de de risico’s en eventuele mitigerende acties om ervoor te zorgen dat alle acties correct en tijdig verlopen om de Go-live datum te waarborgen

De voorbereidingsfase omvat het verzamelen en analyseren van alle benodigde data. In een vervolgmeeting lichten we het gebouwd migratieframework toe, ter voorbereiding van de data migratie. Dit framework staat in voor een vlotte afhandeling van datatransfers tussen het huidig systeem en ons platform.

Validatie wordt uitgevoerd samen met de klant om de volledigheid en nauwkeurigheid van de data te waarborgen. Deze fase omvat ook het opschonen van data en het uitvoeren van spotchecks om de data-integriteit te garanderen.

In deze fase gaan we samen met de klant door de nodige integraties en verzamelen alle nodige requirements zodat we nadien end-to-end kunnen testen

De implementatiefase is waar de daadwerkelijke uitvoering van het project plaatsvindt. Dit omvat het opzetten van de omgeving en integraties en het voltooien van de configuratie.

Functionele Configuratie Tijdens deze fase richten we de functionele aspecten van de omgeving in, zoals bedrijfsgegevens, productstructuren, tarieftemplates en communicatietemplates. Dit vereist input van klant medewerkers met functionele kennis van de producten en tarieven. We gebruiken een document met standaardvragen om alle noodzakelijke configuraties door te nemen en in te richten

Technische Configuratie Deze fase omvat de technische configuratie, zoals het instellen van e-mailadressen, meetdatacommunicatie en DNS-instellingen.

Integraties We werken samen met IT-departementen voor de noodzakelijke integraties. We zorgen voor een naadloze integratie van alle technische aspecten die nodig zijn voor een goede werking van het systeem.

Inrichten Klantenportaal Het klantenportaal wordt aangepast aan de look & feel van de klant en geïntegreerd binnen de klantomgeving. Data migratie naar het portaal en communicatie naar klanten worden verzorgd. We zorgen ervoor dat klanten gemakkelijk toegang hebben tot hun informatie en dat het portaal gebruiksvriendelijk is.

De laatste stap is om alle gegevens naar de omgeving te migreren. Alle data is samen met de klant gevalideerd. De data zal overgebracht worden in de geconfigureerde omgeving.

Dit alles leidt tot een volledig functionele en geconfigureerde Zero Friction omgeving.

De klant krijgt training in de backoffice omgeving met een read-only toegang. Dit omvat wegwijs maken in het platform en het vinden van benodigde data. We zorgen ervoor dat de medewerkers goed getraind zijn en vertrouwd zijn met het nieuwe systeem en blijven beschikbaar voor eventuele vragen.

Deze training zal fysiek doorgaan.

We bieden een combinatie aan van live training maar ook materiaal waar de klant nadien mee aan de slag kan. Ons uitgebreid en gedetailleerd helpcenter biedt artikels en video’s aan dat elk aspect van Zero Friction in detail uitlegt zodat de klant kan blijven leren en niet afhankelijk is van de onboarding consultant

De go-live fase markeert de officiële overgang naar de nieuwe omgeving. Dit omvat de laatste validatie, het uitvoeren van een health check, en het plannen van de go-live stappen. We zorgen ervoor dat alles gereed is voor een soepele overgang naar de reguliere dienstverlening.

Tijdens de operationele fase monitoren we de prestaties van het systeem en zorgen we voor de operationele ondersteuning. Dit omvat het oplossen van eventuele problemen, het optimaliseren van processen en het verstrekken van rapportages.

Na het uitvoeren van alle validatie- en veiligheidscontroles wordt de omgeving vrijgegeven aan de gebruiker.

Closing meeting

BPO overdracht

Account management